ビジネスで頂いた名刺の管理については、名刺カードファイルや名刺ホルダーに保存。そして、保存した名刺をその後どのように「活用」していくかについては、名刺を取得した個人・部署・企業の裁量次第です。
その名刺情報がネット上でデータベースとして「活用」可能な時代に、今あります。そこで問題として浮上してくるのが、情報漏えいの危険性が懸念されるセキュリティの問題です。
この記事では、名刺管理とネット上での情報管理及び、セキュリティの問題について述べています。
名刺情報のストックは必要かつ最低限の処置
手もとの名刺を目にして、「名刺の管理の安全性」と聞くと、名刺にはそれなりの個人情報が掲載されているので大切に扱わないと・・・といった感覚しか持ち合わせない人。
それは、筆者自身も含め、「時代遅れ」も甚だしい・・のかもしれません。
いただいた名刺を名刺入れに収め、会社や事務所に戻ったら名刺ホルダーへ。それで終わる人もいるかも知れませんが、顧客情報・得意先情報でもあることを意識するならば、エクセルなどを使って名刺情報をストックし分類整理しておくこと位はビジネスマンの常識です。
この最低限の名刺管理の重要性をどれほどの価値観を持って行っているかどうかは別にして、名刺情報の活用性・可能性を追求すれば、必要かつ、なくてならない行為といえます。
名刺管理の現状
名刺情報をストックして分類整理する行為を「名刺管理」と称しますが、頂いた名刺の現物の保管方法はともかく、今や、名刺情報をネット上にストックして、いつでもどこでも活用可能な時代となりました。
ＰＣ（パソコン）は無論のこと、常用携帯するスマートフォン・iフォンに「名刺管理アプリ」をインストールするだけで、名刺のスマホ撮影、即、名刺情報の登録が可能で、これが即データベース化。ここ数年で、名刺管理の仕方は飛躍的に進歩したと言えましょう（2017年3月現在）
ブログ（blog）サービスの「タグ」は、これを横断検索することで、一つのタグに多くの情報が紐づいています。この原理を拡大して、紐づいている情報を有機的に活用しようというのが「クラウド」の概念。
名刺に記載されている情報の価値については、名刺を取得した個人や所属する部署のみでの価値判断から名刺ホルダーにお蔵入りして、その後、陽の目を見ないというケースが多々ありますが、これが他の部署やプロジェクトによる観点に触れた時、思いも寄らぬ価値を持つケースがあります。所属する企業規模が大きければその可能性も高まるというもの。
名刺管理のセキュリティについて
さて、ネット上の名刺情報をクライド管理して有機的活用を促して行こう、というのが、テレビＣＭでも有名になった「Sansan株式会社」の事業内容です。
具体的には「アプリ」などを介して名刺情報の管理と有機的活用が行われますが、「Sansan株式会社」が有償で提供する「企業向けクラウド名刺管理サービス」が「Sansan」というシステムであり、これの個人向け無償アプリが「Eight」です。
どちらの「システム」も、情報漏えいなど、セキュリティについては万全と言われていますが、個人向けの名刺アプリ「Eight」については、その便利さや使い勝手の良さに依存するばかりで、「Eight」がネット上に配信する情報（公開情報）に無頓着な方も存在するとのこと。
スマホからあらゆるアプリが配信され安易に利用されている昨今。こと、名刺管理については、セキュリティの問題上、今一重、「利用アプリの仕組み」についての理解が求められています。
名刺管理の「Eight」と見直しておきたい公開設定
システムの完璧なセキュリティも、利用者の無頓着から無に帰する場合もあります。
名刺管理の「Eight」、ひそかに進むSNS化と見直しておきたい公開設定 - CNET Japan
また、ネット上での名刺管理に手を出さなければ良いか？というと、そうでもありません。個別ＰＣの内部でのみ管理する方法を取っていても、ネット接続が前提で稼動するＰＣの場合、ウイルスによる情報漏えいの危険性は否定できません。
むしろ、ネット上の名刺管理システムのセキュリティ環境より危険性が高い場合もあると言えます。
ウイルスの主な活動など国民のための情報セキュリティサイト
総務省が「安心してインターネットを使うために」として、ウイルスの主な活動などについて解り易く解説しています。
ウイルスの主な活動｜ウイルスの感染経路と主な活動｜どんな危険があるの？｜基礎知識｜国民のための情報セキュリティサイト
【ウイルス解析】について
ウイルス対策製品をリリースする「株式会社アイ・オー・エス」が、急増する情報漏洩を発生させるウイルスについて説明しています。
【ウイルス解析】標的型攻撃／情報漏洩／遠隔操作ウイルスへの対応 ｜ 株式会社アイ・オー・エス
名刺管理の「Eight」など、ネット上で運営するシステムのセキュリティを考える以前に、ＰＣ等のファイアーウォールについての対処が、今後とも重要であることは変わりません。
